Для определения соответствия фактических данных относительно имущества данным учета проводится инвентаризация. Но недостаточно провести процедуру, нужно правильно ее оформить. Какими бланками оформляются итоги проверки?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Результаты инвентаризации должны оформляться подобающими документами. В противном случае проверка не может считаться действительной. Какие документы используют при оформлении результатов инвентаризации?
Важные аспекты
Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества процесс инвентаризационной поверки осуществляется в несколько этапов. И на каждом из этапов оформляется необходимая документация.
Начинается инвентаризация с издания руководителем приказа. Распорядительный документ регистрируется в специальном журнале и определяет порядок проверки.
При инвентаризации выполняется заполнение или актов, какие содержат сведения о фактическом наличии имущественных объектов.
Итоги проверки денежных средств, ценных бумаг, расходов будущих периодов оформляться могут едиными регистрами, которые объединяют показатели инвентаризационных актов и сличительных ведомостей.
По окончании инвентаризационной проверки может осуществляться контрольная проверка правильности проведенной инвентаризации.
Данный процесс оформляется надлежащим актом с регистрацией его в специальном журнале учета. Последний этап оформления итогов инвентаризации заключается в составлении ведомости, обобщающей все результаты, выявленные проверкой.
Необходимые термины
Инвентаризация имущества это процесс, при котором учетные данные сравниваются с фактическим наличием имущественных объектов с целью выявления расхождений или подтверждения соответствия.
Документальное оформление результатов инвентаризации предполагает заполнение специальных актов и бланков, в которых отображаются сведения, подтверждающие итоговые выводы.
Инвентаризационный акт это документ, являющийся одним из основополагающих при осуществлении инвентаризации.
В нем документально подтверждается фактическое наличие материальных ценностей, которые числятся на бухгалтерском учете организации. Акты инвентаризации могут отличаться по своей форме и содержанию.
Вид акта выбирается исходя из объекта инвентаризации, его состояния и цели документального оформления. Всякому акту соответствует индивидуальный утвержденный бланк установленного образца.
Бланком инвентаризации именуется документальная форма, утвержденная в законодательном порядке. Предназначена она для составления инвентаризационного акта и содержит необходимые графы для отображения требуемых сведений.
Зачем нужно документировать результаты
Первичная документация по учету итогов инвентаризации используется для проверки достоверности и полноты бухгалтерского учета в процессе инвентаризации любого вида.
Руководствуясь данными документами, инвентаризационная комиссия определяет, насколько соответствуют фактические данные информации, отображенной в бухгалтерском учете.
Также может приниматься определенное решение руководителя по результатам. Пример, когда по итогам проверки устанавливается множество несоответствий фактического количества ценностей.
В этой ситуации предположительно, что ответственный работник не соответствует занимаемой .
При этом наличие документально оформленных результатов проверки позволяет взыскать убытки с виновных .
В случае взыскания ущерба через суд акты инвентаризации становятся основным доказательствам вины ответчика по исковому производству. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете дозволяет выправить бухгалтерскую отчетность.
При этом учетные показатели приводятся в соответствие с фактическим положением вещей – недостача списывается, излишек приходуется, неучтенные объекты принимаются к учету.
Внесение любой записи в бухучете должно подтверждаться документально. И таким подтверждением становятся инвентаризационные акты.
Правовая база
Нормативную базу, регламентирующую проведение инвентаризации составляют:
- Закон о бухучете.
- Положение по ведению бухучета.
- Методические указания, принятые Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995.
В частности используются такие бланки форм, как ИНВ №:
| «Опись по ОС» | |
| «Опись по нематериальным активам» | |
| «Инвентаризационный ярлык» | |
| «Опись по ТМЦ» | |
| «Акт ТМЦ, отгруженных | |
| «Опись ТМЦ, принятых к ответственному хранению» | |
| «Акт расчетов за ТМЦ, пребывающих в пути» | |
| «Акт драгметаллов и изделий из них» | |
| «Опись драгметаллов, присутствующих в деталях …» | |
| «Акт драгкамней …» | |
| «Акт незаконченных ремонтов ОС» | |
| «Акт расходов по будущим периодам» | |
| «Акт о денежной наличности» | |
| «Опись по ценным бумагам и БСО» | |
| «Акт о расчетах с дебиторами и кредиторами» | |
| 17, приложение | «Справка к акту расчетов с дебиторами и кредиторами» |
| «Сличительная ведомость итогов инвентаризации ОС, нематериальных активов» | |
| 19 | «Сличительная ведомость инвентаризационных итогов ТМЦ» |
| «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации» | |
| «Журнал учета контроля над исполнением приказов о проведении инвентаризации» | |
| «Акт о контрольной проверке верности проведения инвентаризации ценностей» | |
| «Журнал по учету контрольных проверок верности проведения инвентаризации» | |
| 26 | «Ведомость учета результатов, обнаруженных инвентаризацией». С 1.01.2001 унифицированная форма ИНВ-26 несколько видоизменена |
Образец протокола заседания комиссии
Результаты проведенной проверки согласовываются комиссией посредством заседания. При этом определяются основные итоги, раскрытые несоответствия.
Также комиссионным заседанием устанавливается причина обнаруженных расхождений и надобные действия для выправления ситуации. Заседание членов комиссии обязательно сопровождается составлением .
Данный документ имеет следующую структуру:
- Название документа и организации.
- Вид проверки с предписанием инвентаризуемых объектов имущества.
- Причина проверки и ее сроки.
- Рассмотренные в процессе инвентаризации документы.
- Выявленные результаты.
- Определение причин расхождений.
- Итоговый результат инвентаризации.
- Необходимые мероприятия для корректировки бухучета.
- Подписи всех членов инвентаризационной комиссии с указанием инициалов.
Посмотреть, как выглядит протокол о заседании комиссии по инвентаризации можно здесь:
Ведомость расхождений
Выявленные при инвентаризации расхождения с бухучетом фиксируются в сличительных ведомостях. Когда объекты проверки не принадлежат организации, то в отношении таковых создается отдельный документ ведомости.
Видео: инвентаризация склада
Подготавливает ведомость бухгалтер, в двух одинаковых экземплярах. Один из них предназначен для сохранения в бухгалтерии, документы по инвентаризации сохраняются не менее пяти лет.
Другой экземпляр передается лицу, несущему материальную ответственность за сохранность инвентаризованного имущества.
Форма сличительной ведомости выбирается в зависимости от вида имущества. При этом при наличии расхождений по нескольким видам имущества, заполняется несколько соответствующих ведомостей.
Обобщаются данные результатов инвентаризации в ведомости учета результатов, оформляемой по .
Когда результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными
Итоги инвентаризационной проверки могут признаваться недействительными при нарушениях порядка проведения процедуры и допущенных ошибок в оформлении итогов.
Среди наиболее частых причин признания недействительности инвентаризационной проверки следует отметить:
| Отсутствие в приказе руководителя | Утверждения относительно состава комиссии |
| Исполнение проверки | В отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии |
| Неправильное оформление приказа | О проведении инвентаризации. К примеру, отсутствие определения инвентаризуемых видов имущества |
| Отсутствие материально ответственного лица | При осуществлении подсчетов имущественных ценностей |
| Не предоставление ответственным за сохранность имущества лицом расписки | В том, что весь объем приходной и расходной документации передан в бухгалтерию |
| Возможность доступа посторонних лиц | К инвентаризационным описям в процессе проведения проверки |
| Нарушения порядка | Документального оформления результатов инвентаризации. Например, создание описи в одном экземпляре |
| Отображение инвентаризационной комиссией в описи | Заведомо ложной информации. Например, вписывается неправильное количество с целью сокрытия недостачи |
| Отсутствие на инвентаризационных документах подписей | Членов комиссии |
| Не соблюдение требований к заполнению форм | К примеру, наличие помарок, не заверенных исправлений, присутствие незаполненных строк |
| Не проведение подсчетов и занесение данных | В опись со слов ответственного лица |
Является заключительный – подведение итогов и документальное оформление ее результатов. Методика проведения инвентаризаций приведена в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Так, сведения о фактическом наличии имущества в ходе проведения проверки вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации . Для каждого вида (группы) имущества (например, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей и т.д.) стоит предусмотреть свою форму описи или акта, или воспользоваться унифицированными образцами. Если в ходе инвентаризации будут выявлены расхождения между фактическим наличием и данными, которые содержатся в документах учета, их необходимо отразить в сличительных ведомостях .
После завершения инвентаризации, как правило, проходит заседание комиссии, в ходе которого целесообразно оформить протокол заседания инвентаризационной комиссии, образец которого вы найдете в конце данной статьи. Давайте разберемся, обязательно ли заполнять этот документ, как его правильно составить и какую информацию в нем отразить.
Протокол заседания инвентаризационной комиссии (образец)
Зачем составлять протокол по итогам проведенной инвентаризации? Завершив инвентаризацию, комиссия анализирует выявленные расхождения и недостатки, предлагает схемы их устранения и оптимизации рабочего процесса. В протокол заседания инвентаризационной комиссии стоит включить выводы по итогам проведенных мероприятий, предложения по результатам проверки.
Стоит отметить, что протокол инвентаризационной комиссии (образец мы приведем в конце статьи) составлять не обязательно, решение о его заполнении остается на усмотрение руководителя. Если в описях и актах инвентаризации отражаются сведения о фактическом наличии имущества и обязательствах, то протокол инвентаризационной комиссии – это сводный документ, который подводит итоги работы комиссии, содержит анализ полученных данных, выводы и предложения (например, если выявлена недостача – были ли получены объяснения материально-ответственно лица, кого признали виновным в недостаче и т.д.).
Итог проведенной инвентаризации целесообразно зафиксировать в протоколе, хотя его отсутствие не повлечет для компании негативных последствий. Однако, при наличии недостач протокол может стать важным документом, доказывающим правомерность взыскания ущерба с виновных.
Единая форма документа не установлена, протокол инвентаризации можно составить самостоятельно. В протоколе стоит отразить следующую информацию:
- Название предприятия, на котором проводилась инвентаризация;
- Дата заполнения протокола;
- Протокол инвентаризационной комиссии содержит состав членов комиссии с указанием занимаемых должностей и ФИО;
- Итоги проведения инвентаризации: выявлены ли недостачи, излишки;
- В случае выявления недостач необходимо зафиксировать в протоколе были ли истребованы письменные объяснения с материально-ответственных лиц, к каким выводам относительно виновности пришла комиссия и т.д.;
- Протокол инвентаризации в заключительной части отражает выводы комиссии по итогам проведения проверки, предложения о мерах, которые необходимо принять для устранения негативных последствий.
Протокол подписывается всеми членами комиссии. Конечно, в зависимости от итогов проведения инвентаризации и выявленных в процессе проверки проблем, содержание основной части документа, а также ее объем, будет отличаться. Пример протокола инвентаризационной комиссии приведен ниже – вы можете воспользоваться им при составлении своего документа. Не стоит делать протокол слишком объемным – документ должен отражать установленные факты излишков/недостач, их причины, пути преодоления выявленных недостатков и т.п.
Подписанный протокол передается руководителю компании, который с учетом мнения комиссии принимает окончательное решение по итогам проведенной инвентаризации.
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);
другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).
Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
В комиссию должны входить как минимум два человека.
Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.
После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.
Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.
Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
Инвентаризационная комиссия определяет:
наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).
Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:
по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).
Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.
С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).
Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).
После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.
Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Выявлена недостача
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):
- если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.
Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):
или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая.
Обязательно ли составлять протокол о проведении инвентаризации, если оформлены приказ, инвентаризационные описи и расхождений в учете нет?
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" , далее - Закон N 402-ФЗ). Случаи обязательного проведения инвентаризации в настоящее время установлены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н. Требование о проведении инвентаризации имущества содержится, в частности, в ст. 561 ГК РФ (при продаже предприятия), в Федеральном законе от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)".
В свою очередь, порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, которые утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания).
Результаты инвентаризации оформляются первичными учетными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26 (в связи с этим обратите внимание, что с 01.01.2013, то есть с даты вступления в силу Закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (смотрите в связи с этим информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). С этой даты все формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Однако при разработке форм можно использовать в качестве образца унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Перечень обязательных реквизитов, порядок утверждения, составления и исправления первичных документов содержатся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В частности, к ним относятся "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей" (форма ИНВ-3), применяемая для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации, "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей" (форма ИНВ-19), составляемая для отражения результатов инвентаризации ТМЦ, по которым выявлены отклонения от данных учета.
Итоговые данные результатов инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Указаний).
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, подлежащих уценке, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.
Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации.
Протокол заседания инвентаризационной комиссии упоминается в п. 5.3 Указаний. В частности, данной нормой установлено, что "в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц..." То есть может сложиться мнение, что протокол составляется только в случае обнаружения расхождений.
Действительно, нормативными актами не установлена необходимость составления подобного документа. Однако, по мнению некоторых авторов (Проведение инвентаризации. Документальное основание для списания сумм выявленных недостач при отсутствии виновных лиц. (И.Д. Юцковская, М.А. Масленникова, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 5, март 2008 г.)), "необходимость составления такого протокола подтверждается упоминанием о нем в ст. 323 подраздела "Бухгалтерский учет и отчетность" раздела "Учет и отчетность" ч. 1 "Документы, образующиеся в управленческой деятельности "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения".
Кроме того, протокол заседаний инвентаризационных комиссий упоминается в "Методических рекомендациях по получению аудиторских доказательств в конкретном случае (инвентаризация)..." В данном случае авторы приходят к выводу, что "инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости (документы, фиксирующие определенные факты хозяйственной деятельности) являются первичными документами, а протокол - это некий сводный документ, удостоверяющий результаты работы инвентаризационной комиссии, в котором фиксируются выводы и решения. Форма протокола может быть разработана организацией самостоятельно..."
По нашему мнению, при отсутствии расхождений в учете в протоколе итогового заседания инвентаризационной комиссии может быть отражен именно этот факт.
В свою очередь, полагаем, что отсутствие данного документа в рассматриваемой ситуации не влечет для организации каких-либо негативных последствий.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ .
– регулярное явление для наших компаний. Как бы ни доверял механизмам предприятия его руководитель, проверять нужно. После проверки должна вынести свое решение, и здесь появляется вопрос о главном документе инвентаризации – протоколе. В этой статье вы узнаете, как правильно оформить протокол заседания инвентаризационной комиссии, и найдете его образец.
Появление протокола
Инвентаризация нужна, чтобы проверить, действительны ли официальные цифры и показатели бухгалтерских документов, совпадают ли они с реальностью. Об этом говорит ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете». В процессе могут обнаружиться предметы, о существовании которых вообще не было написано, а также предметы в сломанном состоянии, раньше значившиеся как пригодные для использования. И, конечно, могут не обнаружиться предметы, которые должны были существовать.
В процессе инвентаризации могут быть обнаружены несостыковки в документах, тогда протокол заседания комиссии просто необходим.
Сначала руководитель издает , потом собирает новую комиссию (или постоянную, при ее наличии). По итогам инвентаризации комиссия проводит заседание, на котором обсуждает не соответствующие официальным данным предметы, решает, что с ними делать, а также выявляет причины и ищет виновных. На таком заседании комиссия составляет свое заключение в форме протокола.
Как составить протокол заседания комиссии
Протокол, по сути, небольшой по размеру документ, но нужный. Он отражает весь ход инвентаризации и работы комиссии. В него необходимо включить множество данных:
- Начните с названия документа и предприятия. Если инвентаризация проводилась не в рамках всей компании, то укажите, какого именно отдела.
- Перечислите членов комиссии и выделите председателя. Если членов больше 15, их список составьте отдельно и укажите в протоколе ссылку на него.
- Составьте список выступающих на заседании комиссии.
- Подведите итоги инвентаризации.
- Так как у заседания комиссии были вопросы, стоявшие на повестке дня, определите решения, которые были приняты в соответствии с ними, и сделайте заключение комиссии. Такие вопросы неизменно должны начинаться с «о/об…». Если кому-то дали поручения, то впишите кому и до какого срока. При голосовании включите в протокол его итоги.
- Перечислите мероприятия, проведенные в процессе инвентаризации.
- Укажите выявленные нарушения и тех, кто в них виноват (имя и должность).
- Напишите дату и место составления протокола, добавьте подписи председателя и секретаря комиссии.
Протокол составляется на общем бланке для таких случаев, при его отсутствии – на листе А4. Для вашего удобства посмотрите